Время – деньги. Эту избитую фразу многие повторяют, не вкладывая в нее особого значения. А ведь именно быстрая и точная работа позволяет сэкономить деньги. Работа идет быстро, когда каждый сотрудник обладает не только необходимыми физическими ресурсами, но и нужной для работы информацией.

 А ведь обмен информацией это огромная часть работы любого бизнеса. От клиентов приходят запросы (информация), внутри компании создаются  документы и передаются от одних сотрудников – другим. Руководство дает распоряжения и инструкции( и это тоже информация) и требует отчетов об их выполнении. Информация курсирует от одного человека к другому. Пока товар попадет в руки покупателя, он порождает целый информационный поток. И чем больше компания, тем больше информационных потоков курсирует внутри нее.

Если информация – это кровь бизнеса, то коммуникационные каналы – это его артерии. Какие мы знаем коммуникационные каналы? У меня первое, что приходит на ум это – телефон. Но о нем позднее, а с начала рассмотрим электронную почту.

Электронная почта – удобный коммуникационный инструмент обмена данными, файлами и распоряжениями. Если телефонные распоряжения могут забыться, пролететь мимо ушей и т.п., то письма можно всегда перечитать и о выполнении дать ответ. Довольно официальный информационный канал. Но это более медленный канал, чем тот же телефон. По телефону обмен информацией осуществляется быстрее, письма можно не прочитать, не подтвердить, а иногда почта просто не доходит, причем без объявления причин.

Поэтому я использую телефон для подтверждения получения письма (письменное подтверждение не использую и сам не отправляю). Например, важные письма всегда дублирую по телефону

“А вы получили мое письмо?”
“Получил, еще не смотрел”.
“Хорошо, жду от Вас информации”.

Телефон быстрее. Вопрос можно решить сразу (или решить его отложить) , а коммуникации по электронной почте как бы растянуты во времени и не требуют немедленного ответа. Единственное, что мне не хватает в офисном телефоне – это автоматического набора номера абонента по одной кнопке. Отправил почту и сразу не выходя из программы нажал кнопочку для связи с абонентом. Это я про CRM, да и про Outlook в том числе. Еще в систему CRM нужно заносить информацию, главное не забыть кому звонил. Иногда я смотрю протокол звонков (ATC позволяет просмотреть) и удивляюсь, чей это номер, кому это я звонил. 

В мобильном уже привыкли к такому сервису, есть список абонентов, вызываем по последним звонкам или из адресной книге. Когда вы последний раз набирали номер вашего мобильного абонента вручную? А теперь вспомним, как мы набираем наших абонентов в офисе. То-то и оно. В офисе лежит распечатка телефонов (телефонная книга), блокнот или список контактов в Outlook или CRM, но в итоге мы как в старые добрые времена набираем номер абонента на тастатуре.

Сейчас для себя делаю автоматизацию этого процесса. Кнопку нажал – мешок на спине абонента вызвал. В Skype  – это уже реализовано. Осталось настроить такой вариант с офисной ATC-кой. И похоже, есть к этому все предпосылки.