Что нужно знать сотрудникам заказчика?

Автоматизация предприятия – непростой процесс. Известна статистика, что такие около 70% таких проектов заканчиваются неудачей. Этому есть множество причин, правда большинство из них настолько стандартны, что вваливаясь в очередной проект их видно невооруженным взглядом. Одна из этих причин – сопротивление сотрудников заказчика всему новому и новой системе в том числе. О способах преодоления сопротивления я уже писал здесь. Есть разные способы, способы кнута и пряника. К “пряничным” способам относятся привлечение сотрудников заказчика к проекту и их обучение. Так что же должны знать сотрудники заказчика? Чему их нужно учить?

Ошибкой будет мнение, что достаточно провести обучение сотрудников заказчика после установки новой системы. Да, такое обучение нужно, однако оно не даст эффекта вовлечения в проект в начале, когда это так необходимо для принятия нового проекта сотрудниками заказчика.

На начальном этапе нужно обучение проектной команды заказчика: IT специалистов, руководителей отделов, которые будут общаться разработчиками и внедренцами, затем необходимо подключать непосредственных исполнителей, вовлекая их в проект на этапах сбора требований, обсуждения функциональности, адаптации готовых функций системы к конкретным задачам. Для этих сотрудников необходимо подготовить и довести до них следующую информацию: 

Общая информация:

1. Зачем нужна автоматизации на данном предприятии и какие проблемы руководство хочет с помощью нее решить (важно с политической точки зрения).
2. Что даст автоматизация задач для конкретных сотрудников, для руководителей, для предприятия в целом (важно для понимания сотрудниками перспектив работы с системой).
3. Какая система будет (или уже) выбрана и почему именно она, с какой компанией – подрядчиком будет осуществляться работа. Какие критерии выбора были определены для принятия решения, что явилось основным в этом выборе.

Информация по внедряемой системе:

1. Общие принципы и концепции.
2. Базовая функциональность системы и возможности настройки.
3. Функциональность системы, которая будет использована в данном проекте.
4. Набор технических знаний необходимых для работы с системой. Например, для администрирования необходимы знания административных функций СУБД, для настройки – знания определенных языков программирования, языка манипулирования данными, средств подготовки отчетов. Возможно, понадобятся дополнительные курсы по конкретным техническим средствам, если у заказчика нет в штате необходимых специалистов (как, обычно, и бывает).

Информация о проекте:

1. Как будет вестись проект (внедрение готового приложения, создание нового, адаптация базовой конфигурации к бизнес-процессам и т.п.) и используемые методологии и их основные концепции.
2. Этапы проекта, сроки, ожидания от каждого этапа.
3. Участники проекта и распределение ролей в проекте. Порядок совмещения со своими текущими обязанностями и взаимодействия специалистов заказчика и разработчика. Зоны ответственности каждого участника проекта.
4. Необходимые знания для работы в проекте. Возможно, для эффективной работы понадобится дополнительное обучение методологиям как ведения проектов и описания бизнес-процессов, так и работе с конкретной информационной системе (в зависимости от конкретных ролей).

По опыту могу сказать, что если предприятие-заказчик не жалеет денег на обучение и есть поддержка руководства, если периодически проходят встречи и дополнительное обучение сотрудников перед внедрением новых для них функций, если у заказчика есть команда внедрения, которая осваивает систему первой и распространяет свои знания среди сотрудников внутри предприятия, проводя внутреннее обучение то внедрение системы автоматизации проходит намного проще, а вероятность удачного исхода проекта повышается многократно.