Поступила такая задача: нужно организовать обмен файлами между тремя людьми, находящимися в разных городах. Файлов немного, но правка в них вносится практически ежедневно. При этом хочется решить задачу малыми силами с минимальной поддержкой и минимальными начальными затратами. Сначала думали использовать просто пересылку файлов по почте. Но поскольку правка вноситься довольно часто, то придется постоянно рассылать всем обновленные копии, что не слишком практично. Лучше если будет центральное хранилище. Но делать VPN или давать доступ к файлам на сервере сети ради трех файлов не хочется.

Рассматриваем средства Microsoft. Для обмена файлами у MS есть инструмент SharePoint. Вещь универсальная, можно сделать и обмен файлами и информацией, но требуется установка сервера SharePoint и его администрирование. К тому же создание полноценного узла SharePoint требует определенных усилий на внедрение, а для работы трех человек, усилия и затраты на создание узла явно неадекватны. Я рекомендовал использовать Office Groove 2007.

Это приложение, которое входит в комплект Office 2007 и позволяет создавать рабочие области, чем-то похожие на узлы SharePoint, но значительно проще и быстрее. Достаточно просто запустить Groove, создать рабочую область и перетянуть в нее нужные файлы.    Для небольших организаций даже не требуется развертывание своего сервера. Достаточно чтобы на клиентских компьютерах был установлен MS Office 2007 Groove

Работа с файлами в MS Office Groove 2007

При этом клиенты могут находиться как в локальной сети, так и за ее пределами за брандмауэрами.

Как же это происходит?

Фактически, Office Groove – это клиент одноранговой сети. Каждый клиентский компьютер является сервером. И как только на компьютере клиента запускается рабочая область Groove, то все файлы рабочей области автоматически копируются в рабочую область. Теперь с ними можно работать также как и с любыми другими при отключенной сети. Распределять по папкам, редактировать, просто щелкнув на файле мышкой, попировать в локальные папки. При следующем подключении к Интернет, происходит синхронизация изменений. При этом, для небольших изменений даже нет необходимости, чтобы все клиентские компьютеры были в сети. Обмен данными происходит через единый сервер Microsoft и не целиковыми файлами, а лишь измененными частями, что снижает объем трафика между компьютерами.

А как насчет безопасности?

Каждая рабочая область хранит файлы в зашифрованном виде и управляется пользователем с ролью Руководитель. Руководитель может приглашать новых участников в рабочую область или отменять их приглашения, назначать права доступа. Неприглашенные пользователи не имеют доступа к рабочей области. При обмене данными, файлы не копируются на сервер Microsoft, а передаются непосредственно на клиентские компьютеры пользователей.

Какие еще есть возможности?

 Groove 2007 позволяет организовать полноценную работу небольших рабочих групп до 50 пользователей (для большего количества рекомендуется установка своего сервера). Совместную правку документов, обсуждение, форумы, проведение собраний и даже совместную работу с файлами SharePoint. Этот инструмент имеет понятный интерфейс MS Office, не требует (хотя и есть возможность) разворачивания отдельного сервера Groove и покупки дополнительных лицензий, достаточно иметь лицензионный MS Office 2007 Ent.